首席运营官的精益思维
发布者:博腾制药 发布时间:2017-10-31 浏览:
       最近,我有幸和一位经验丰富的精益首席运营官(COO)一起进行了一次Gemba Walk,我们考察了一个新的业务单元,深入交流了对精益的看法。在Gemba过程中,这位COO有很多和部门经理们不一样的发现。经过苦苦思索,我发现这位精益首席运营官有六条非常独到的见解可供借鉴。

1. 质量优先于成本
       部门经理们认为品质不良是由于一些无法控制的坏运气造成的,所以他们的主要任务是不惜一切代价控制成本。对于质量问题,他们的第一个本能的反应是:这会花费多少额外的费用或单位成本?而精益首席运营官马上想到的是:(1)在客户处发现的质量问题会造成多少销售额的损失?(2)需要多少额外的能力来弥补运营质量不良。在这里,你可以看出他们在业务逻辑和对“成本”真正含义的理解上存在明显的差异。
       这位精益COO的业务逻辑都是覆盖固定成本。首先,他需要更多的销售额来弥补现有的投资;其次,通过更高的检验一次合格率和更大的设备柔性(在同一台设备上生产更多品种)来更好地利用现有的资本支出。根据他的经验,为提高固定成本管理所做出的决策的确会降低整体成本,但管理层也需要对直接费用有更加宽松的态度。
       具体而言,如果生产有延误,这意味着要毫不犹豫地支付一些特殊交通工具的运费来确保及时把产品送到客户手中。COO认为支付额外的运费非常值得。另一方面,他会要求物流团队每天/每周/每月关注特殊运输的费率,同时要求部门经理们采取改善措施,减少造成特殊运输的根本原因。
 
2. 员工参与比计划优化更重要
        这位首席运营官讨厌看到存放在走廊里的东西。他要求他的经理们把走廊上的货架和存放区域移走,套用他的术语“corridoring”,即把东西从一个地方移到另一个地方。大多数经理认为这种做法很荒谬和霸道---他们需要空间,他们想减少箱子的不必要的搬运,所以走廊经常会被用来放置货架,复印机或其他任何东西。我们完全能理解他们的这种思维方式。
       这位精益首席运营官的看法不太一样,因为他是从员工参与的角度来考虑的。走廊的作用只有一个,它用于人员和物品从一个地方移动到另一个地方,方便所有人进行整理,清扫和涂油漆等等。每个人都能直观地看到所需的努力,并以正确的方式愉快地施以援手。
       走廊是最基本的例子,但首席运营官在每个管理决策中首先考虑参与。通过目视化管理,显然,一个更加直观的工作场所,不仅是一个更好的工作的地方,也可以增加员工对环境的信任。除了目视化管理之外,每次当管理人员提出一项行动计划时,他会问他们:“这个计划如何让你的员工参与进来?他们能看到他们在计划中的贡献吗?他们会把它当成额外的工作吗?他们清楚自己应该在哪里发挥作用吗?”
       将事情简单化以便让更多的员工参与,而不是为了一口气取得多项成果对计划进行优化,这种观点与很多经理们的直觉相违背,因为他们总是为自己在制定行动计划时的聪明而沾沾自喜,很少考虑员工的想法。把员工参与放在首位绝对是一种完全不同的思维方式。
 
3. 符合事实优先于“简单化处理”
        每当这位首席运营官收到一份解决某种情况的计划书时,他首先会要求到现场做一次Gemba访问。这并不意味着他没把报告和数据考虑在内,而是他明白具体环境中的数据才是更有用的信息。
        正是因为没有两个实例是完全一样的,所以Gemba Walk显得如此重要。到现场查看具体情况可以看到经理们为了规划一个应对方案是如何简化真实情况的复杂性的。事实证明,这种情况真的很微妙,因为许多经理被过去的老板提拔是因为他们能够将复杂的情况简单化,并提出简单实用的决定,应对复杂的状况。
        这种大胆的行动在管理会议上听起来不错,但通常会忽视现场员工的感受,并忽略了一些关键的环境因素,这会导致大家对结果漠不关心,有时甚至会带来灾难性的后果。
       举一个我们在Gemba Walks中发生的例子,有一个部门提出了一项更换设备的请求。首席运营官来到了这台机器面前,他询问了设备的运行利用率,主要问题和维护保养计划。部门经理们陷入了尴尬的沉默,他们只知道这台设备的表面价值,没有到现场来了解过具体情况。在Gemba现场我们发现,这个区域的管理非常松散,当管理团队过来的时候,操作员躲得远远的,这台先进的机器看上去并没有得到很好的维护。这里确实有问题,但可能不是一个通过再投资可以解决的问题。
 
4.时间问题而不是库存问题
       经理们经常从库存的角度考虑问题,确保有足够的零件提供给下一个工序。精益思想家的明显区别在于他们从时间滞后的角度思考问题,关注下一个零件(或容器)何时可以交付。
       这种情况很常见。例如,在Gamba期间,现场经理把他的老板带到一个洁净室,但实际上并没有要求的那么清洁。经理解释说,房间是清洁的,因为现场已经遵循了所有程序。首席运营官问道:“房间最近一次的清理是什么时候?最近一次清洁度检测是在什么时候完成的?”
        从交货周期和节拍时间(节奏)来考虑问题会让一切截然不同,而且这种心智训练只有通过多年的精益磨练才能获得。拉动系统(节拍时间的实现工具)的根本问题是:团队能否获得所需的一切,以保证每小时100%实现计划安排?
        对经理们来说,这是一个非常苛刻的问题,要求他们从根本上改变自己的工作态度,从原来的“员工工作不够努力”,变成“我们是否已经足够努力地创造良好的工作条件”。下面的4M是生产稳定的核心:
       人力:有没有一支稳定的训练有素的队伍?
       机器:所有设备是否工作良好?
       材料:所有材料和信息在需要时是否可获得并且正确无误?
       方法:工作方法是有效或是浪费员工的时间?
 
5. 潜力优先于当前能力
       练习精益思维带来的根本转变是你看待员工的方式。在传统管理思想中,员工很容易被当成机器----用于特定任务的工具,当不再有用的时候被丢弃。“先育人,后生产”是精益的基础原则。
       正如约翰·舒克(John Shook)澄清的那样,这远比你眼睛看到的要深奥,“英语单词在一定程度上可以表达观点,但是这些单词的因果顺序的表面含义有时并不能准确表达真正的思想。例如,丰田公司为了准确地表述他们的人员发展哲学或实践,他们决定把它称为“OJD”---在职发展。当我在丰田的时候,我们只是借用了传统的英语术语OJT---在职培训。当丰田最终意识到西方商界人士所理解的OJT术语的局限性时,丰田将它扩展为OJD,并将其描述为“通过工作发展”。”
       换句话说,尽管两者是共生关系而不是直接因果关系,但是你更容易按你想要的思维方式来行事,而不是按你想要的行事方式来思考。
       这位精益首席运营官已经彻底地改变了他进行人事决策的方式---从招募救火队员转向更有深度的思想者和更安静的管理人员。通过这种发展框架来学习如何看待员工,当你开始从潜质以及如何激发他们的潜力的角度看待个人时,它会产生深刻而持久的影响。显然,要做到这一点并不容易,特别是当你觉得他们愚蠢、顽固或者反应迟钝的时候,但是当你不断地练习,学会透过现状看到别人的潜力时,你会从根本上改变你看待人员的方式。
        当你开始将任何公司视为一个团队,每个人都有自己的个人贡献时,这同样会从根本上改变你对组织的看法。试图通过岗位、制度和职责来压榨员工并将他们变成机器人的做法变得不再有意义。相反地,组织应该为员工创造了明确的方向和参照点,让员工把自己的主动性和聪明才智服务于更大的使命,并支持他们发展自己的能力。
 
6. 问题是进步的素材
       精益思想的出发点是转变你的思维,它不是将进步视为一堆相互补充的解决方案的总和,而是将个人努力解决的问题作为人性动力学的素材。
       好奇是人类的天性。我们都喜欢充斥着神秘感的书或电影。无论社会如何给我们定性,我们都梦想成为探险家和冒险家---通过想象,我们的内心世界与外在一样广阔。
无论大小,问题都是组成我们工作的神秘单位。从心理学上来看,我们倾向于以两种模式看待自己:一种是“表现”模式,我们只想把工作做完;另一种是“学习”模式,我们想要探索和实验。
       传统的管理痴迷于让人们呆在表现区域。这种理论认为,你雇佣的人员是完全“具备能力”的,你通过让他们不停工作来获得投资回报。这种看法很愚蠢。精益思维认为需要在工作过程中持续学习,不断寻求动态收益(而不是静态优化的递减收益)。
       每个问题都是将学习嵌入到日常工作中的机会。问题使我们能够将精力集中在我们还没有掌握的事情上,通过犯错误,尝试新事物,然后才能学会它。
       对问题的思考方式不同也会对工作关系产生深远的影响,因为作为一名经理,你要学会欢迎令人不快的消息,而不是将射杀送信的人和解雇员工视为“解决方案的一部分或问题的一部分”。这种管理态度上的深度转变彻底改变了公司的工作氛围和团队合作精神。
       我不是主张过度谅解“问题”而容忍无能。精益思想是为了取胜---学会在动荡的环境中变得更有竞争力。显然,每个人的潜力和“能做”态度都是非常重要的。有些人会努力去解决问题,而有些人则只会逃避问题(或者将其转交给别人)---这是一个简单的管理事实。思维的重大变化是将问题本身当成日常管理的材料。
 
       随着时间的推移,你的思维中的这六个变化将彻底改变你对业务的看法。收入被视为由于更好的反应和更快推出新产品来与客户建立积极关系的结果。盈利被看作是由于更优质和更灵活地经营企业来更好地管理固定成本,从而在总成本基础(包括资本支出)上获得的更多收益,而不是逐行逐句地追踪成本。员工是成功的主要来源,无论他们在公司的职位或地位,如果他们获得充分授权,付出的努力得到认可,那么他们的内在的潜能都会通过更大的活力来表现出来。我相信这是一种看待业务的全新的方式。

 
摘选自微信公众号“精益观察 ”
 

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